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POLITICA DE TRATAMIENTODE DATOS

Información

POLITICA DE TRATAMIENTO PROTECCION DE DATOS PERSONALES

En cumplimiento con lo establecido en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y en el Decreto 1377 de 2013, que regulan el manejo de la información de datos personales, A VOLAR TURISMO & REPRESENTACIONES CO SAS, pone en conocimiento el presente documento con la política de tratamiento para la protección de datos personales, la cual regula la recolección, almacenamiento, administración y protección de aquella información que se reciba por parte de los titulares.

 

CONTENIDO

  1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE
  2. DEFINICIONES PARA EFECTOS DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS
  3. MARCO LEGAL
  4. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
  5. TRATAMIENTO Y FINALIDAD DE LOS DATOS PERSONALES
  6. DERECHOS DE LOS TITULARES
  7. AUTORIZACIÓN PARA EL USO DE LA INFORMACIÓN
  8. PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS, QUEJAS Y RECLAMOS
  9. ÁREA RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
  10. DISPOSICIONES ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE MENORES DE EDAD
  11. SEGURIDAD EN LA INFORMACIÓN
  12. VIGENCIA

 

  1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE

A VOLAR TURISMO & REPRESENTACIONES CO SAS, con NIT 901.042.400-1, ubicada en la ciudad de Bogotá, es la persona jurídica responsable del tratamiento de datos personales y, por tanto, de la base de datos en la cual se encuentren ubicados los mismos.

Dirección: Cr 15 #122-35 Of 405.

Correo electrónico: jefeadministrativo@avolartur.com

Teléfono: (571) 7031385

 

  1. DEFINICIONES PARA EFECTOS DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS

Conforme al artículo 15 de la Constitución Nacional, la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:

Titular: Persona natural o jurídica cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Dato Sensible: Aquellos que pueden afectar la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, como por ejemplo los concernientes a la salud, sexo, filiación política, entre otros.

Dato Semiprivado: Aquel que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación pueda interesar no solo a su titular sino, además, a cierto sector de personas o a la sociedad en general.

Dato público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política de Colombia y aquel dato que no sea semiprivado, privado o sensible.

Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Cesión de datos: Tratamiento de datos que supone su revelación de manera gratuita u onerosa, a una persona diferente al titular del dato o distinta del responsable autorizado por el titular.

Habeas Data: Derecho fundamental de toda persona para conocer, actualizar, rectificar y/o cancelar la información y datos personales que de ella se hayan recolectado y/o se traten en bases de datos públicas o privadas, conforme lo dispuesto en la ley y demás normatividad aplicable.

Procedimiento de disociación: Hace referencia a todo tratamiento de datos personales de modo que la información que se obtenga no pueda asociarse a persona identificada o identificable.

Principios para el tratamiento de datos: Son las reglas fundamentales, de orden legal y/o jurisprudencial, que inspiran y orientan el tratamiento de datos personales, a partir de los cuales se determinan acciones y criterios para dar solución a la posible colisión entre el derecho a la intimidad, habeas data y protección de los datos personales con el derecho a la información.

 

  1. MARCO LEGAL

El artículo 15 de la Constitución Política de Colombia establece que cualquier persona tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar los datos personales que existan sobre ella en bancos de datos o archivos de entidades públicas o privadas. Igualmente, ordena a quienes tienen datos personales de terceros respetar los derechos y garantías previstos en la Constitución cuando se recolecta, trata y circula esa clase de información.

La Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012 establece las condiciones mínimas para realizar el tratamiento legítimo de los datos personales de los clientes, empleados y cualquier otra persona natural. El literal k) del artículo 17 de dicha ley obliga a los responsables del tratamiento de datos personales a: «Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos».

El artículo 25 de la misma ley establece que las políticas de tratamiento de datos son de obligatorio cumplimiento y que su desconocimiento acarreará sanciones. Dichas políticas no pueden garantizar un nivel de tratamiento inferior al establecido en la ley 1581 de 2012.

De conformidad con la ley 1273 de 2009 incurre en el delito de violación de datos personales «El que, sin estar facultado para ello, con provecho propio o de un tercero, obtenga, compile, sustraiga, ofrezca, venda, intercambie, envíe, compre, intercepte, divulgue, modifique o emplee códigos personales, datos personales contenidos en ficheros, archivos, bases de datos o medios semejantes».

El Decreto 1377 de 2013 reglamento parcialmente la ley 1581 de 2012, señalando entre otros, las características mínimas de las políticas de tratamiento de la información que deben desarrollar los responsables del tratamiento de la información.

  1. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

De conformidad con el artículo 4 de la Ley 1581 de 2013, la Ley 1266 de 2008 y la Jurisprudencia de la Corte Constitucional, los principios que rigen el Tratamiento de los Datos Personales son:

  1. a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la ley 1581 es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
  2. b) Principio de finalidad: El Tratamiento de datos que adopta AVOLARTUR se implementa a la luz de una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular previo a la recopilación de los datos personales o sensibles.
  3. c) Principio de libertad o consentimiento informado: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
  4. d) Principio de veracidad o calidad: Los datos sujetos a Tratamiento deben corresponder a situaciones reales, veraces, deben ser comprensibles, exactos y completos, conforme a lo entregado por el titular de la misma.
  5. e) Principio de incorporación: Cuando la recolección de información personal en bases de datos signifique situaciones ventajosas para su titular, el operador de la base de datos deberá incorporarlos.
  6. f) Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento de los datos personales y/o sensibles está sometida los límites específicos determinados por el objeto de cada base de datos, por la autorización del titular y el principio de finalidad
  7. g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  8. h) Principio de caducidad o temporalidad: La información desfavorable del titular debe ser retirada de las bases de datos, de forma definitiva, con base en criterios de razonabilidad y oportunidad; así mismo, una vez desaparezcan las causas que justificaron el acopio y administración de la información del titular, su uso deberá cesar su uso.
  9. i) Principio de utilidad: La recolección, acopio, procesamiento e información de los datos personales debe cumplir una función determinada, acorde al ejercicio legítimo de la administración de los mismos.
  10. j) Principio de necesidad: La información personal concernida debe ser aquella estrictamente necesaria para el cumplimiento de los fines de la base de datos
  11. k) Principio de Individualidad: Las bases de datos recaudadas de manera independiente deben conservarse de esa manera.
  12. l) Principio de Transparencia: Se garantizará el derecho del titular a obtener y conocer del responsable y/o encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernen.
  13. m) Confidencialidad: AVOLARTUR y todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos de carácter personal y/o sensible, tienen la obligación profesional de guardar y mantener la reserva de los mismos, obligación que subsiste aún finalizada la relación contractual o el vínculo comercial o de cualquier otra índole
  14. n) Protección especial de datos sensibles: Los datos personales de carácter sensible, solo se recolectarán por AVOLARTUR cuando sean necesarios para el desarrollo de su objeto social

 

  1. TRATAMIENTO Y FINALIDAD DE LOS DATOS PERSONALES

AVOLARTUR actuando en calidad de Responsable del Tratamiento de los Datos Personales, para el adecuado desarrollo de sus actividades comerciales, así como para el fortalecimiento de sus relaciones con terceros, utiliza la información necesaria para el desarrollo de sus servicios, así como:

  1. a) Enviar información sobre nuestros productos, servicios, ofertas, promociones, alianzas, concursos y/o contenidos;
  2. b) Proveer nuestros productos y/o servicios;
  3. c) Informar sobre nuevos productos y/o servicios turísticos o cambios en los mismos;
  4. d) Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con nuestros clientes, proveedores y empleados;
  5. e) Evaluar la calidad de nuestros productos y/o servicios, y
  6. f) Elaborar estadísticas

 

Esta política aplica a todos los datos personales que AVOLARTUR recolecta, almacena, usa, administra, transfiere y transmite, tales como datos de clientes, proveedores, contratistas, empleados y cualquier otra persona que tenga relación con la empresa.

AVOLARTUR se compromete a no recabar información innecesaria y a mantener la confidencialidad y seguridad de la misma.

 

  1. DERECHOS DE LOS TITULARES

Los titulares de los datos personales que se encuentren en las bases de datos que reposen en los sistemas de información de AVOLARTUR, tienen los derechos descritos en este texto en cumplimiento de las garantías fundamentales consagradas en la Constitución Política y la ley.

El ejercicio de estos derechos será gratuito e ilimitado por parte del titular del dato personal, sin perjuicio de disposiciones legales que regulen el ejercicio de los mismos.

El ejercicio del Habeas Data, expresado en los siguientes derechos, constituye una potestad personalísima y corresponderán al titular del dato de manera primigenia, salvo las excepciones de ley. De acuerdo con lo anterior; los titulares de la información tendrán derecho a:

  1. Derecho a obtener toda la información, actualizar, rectificar, modificar, consultar en cualquier momento frente a AVOLARTUR sus propios datos personales en cualquier momento, que considere parciales, inexactos, incompletos, fraccionados o que considere inducen a error.
  2. Derecho a obtener la información respecto del tratamiento aplicado a sus datos personales, la finalidad del tratamiento, la ubicación de las bases de datos, las cesiones y usos en general dados a los mismos.
  3. Derecho a cancelar sus datos personales o suprimirlos cuando considere que sean excesivos, no pertinentes o el tratamiento sea contrario a las normas, salvo en aquellos casos contemplados como excepciones por la ley o contractualmente pactados en contrario.
  4. Derecho a solicitar en cualquier momento prueba de la autorización otorgada a AVOLARTUR
  5. Derecho a revocar el consentimiento o la autorización que habilita el tratamiento de sus datos, salvo en aquellos casos contemplados como excepciones por la ley o contractualmente pactados en contrario.
  6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
  7. Derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o ante la entidad que fuere competente, quejas y reclamos, previo al agotamiento del ejercicio de su derecho frente a AVOLARTUR
  8. Derecho de ser representado por cualquier persona con capacidad absoluta para ello, lo cual deberá ser acreditado de manera escrita.

 

  1. AUTORIZACIÓN PARA EL USO DE LA INFORMACIÓN

La recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de datos personales por parte de AVOLARTUR, requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado por los Titulares de los mismos a la empresa.

Para otorgar la autorización se puede implementar medios físicos, electrónico, o por otro medio que se reciba la consulta (oral telefónico, videoconferencia, formularios de comercio electrónico).

La autorización se entenderá como el consentimiento informado emitido de manera libre y consciente por el titular o su representante, en la cual AVOLARTUR informa la siguiente información:

  1. El tratamiento al que serán sometidos sus datos personales y la finalidad específica del mismo
  2. El tiempo por el cual serán tratados sus datos personales
  3. Los derechos que le asisten como titular
  4. Los diferentes canales de comunicación en los cuales podrá formular consultas y/o reclamos ante el Responsable o Encargado del tratamiento.
  5. AVOLARTUR o el responsable de los datos recolectados y tratados por AVOLARTUR, deberá conservar prueba de la autorización emitida por el TITULAR y/o su representante, la cual deberá estar disponible en todo momento para la consulta de los mismos.

7.1. SITUACIONES EN LAS QUE NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN.

La autorización descrita en el numeral anterior, no será necesaria en los siguientes casos:

  1. a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  2. b) Datos de naturaleza pública.
  3. c) Casos de urgencia médica o sanitaria.
  4. d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
  5. e) Datos relacionados con el registro civil de las personas.

 

7.2. SUMINISTRO DE INFORMACIÓN

Los datos personales, podrán ser suministrados únicamente a las siguientes personas:

  1. a) Los TITULARES, sus causahabientes o sus representantes legales
  2. b) A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial
  3. c) A los terceros autorizados por el titular de manera escrita, y/o los terceros autorizados por la Ley.

 

  1. PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS, QUEJAS Y RECLAMOS

Los titulares, sus causahabientes, el representante y/o apoderado o por estipulación a favor de otro, podrán consultar la información personal del titular que repose en cualquier base de datos.

Para tal fin, las anteriores personas deberán acreditar la siguiente información:

  • Nombre y apellidos
  • Acreditar la calidad en la que actúa
  • Tipo de documento.
  • Teléfono.
  • Correo electrónico.
  • País, ciudad.

En caso de querer conocer, actualizar, modificar, rectificar, corregir o suprimir la información suministrada en cualquier momento, el titular deberá enviar un correo electrónico a servicioalcliente@avolartur.com o comunicarse al teléfono (57 1) 7031385.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Cuando el titular o sus causahabientes realicen un reclamo por considerar que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan un presunto incumplimiento de la Ley, podrán presentar un reclamo, el cual deberá contener la siguiente información:

  • Identificación del titular, del Causahabiente o del apoderado
  • La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo
  • La dirección
  • Los documentos que se quiera hacer valer

 

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual no superará los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

  1. ÁREA RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

El departamento jurídico será el área encargada de la atención de las peticiones, consultas y reclamos ante la cual el titular de la información podrá ejercer sus derechos. Por tanto, en caso de querer conocer, actualizar, modificar, rectificar, corregir o suprimir la información suministrada en cualquier momento, el titular deberá enviar un correo electrónico a servicioalcliente@avolartur.com o comunicarse al teléfono (57 1) 7031385.

 

  1. DISPOSICIONES ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE MENORES DE EDAD

Según lo dispuesto por el Artículo 7º de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, AVOLARTUR sólo realizará el Tratamiento de información de niños, niñas y adolescentes, siempre y cuando este Tratamiento responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente otorgará la autorización a AVOLARTUR, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

 

  1. SEGURIDAD EN LA INFORMACIÓN

AVOLARTUR mantendrá protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para el personal con acceso a los datos de carácter personal y a los sistemas de información.

El procedimiento deberá considerar, como mínimo, los siguientes aspectos:

  1. Capacitación del personal que ingresa a la Compañía acerca de la Política de Tratamiento de datos personales y los mecanismos y protocolos de seguridad para el tratamiento de estos.
  2. Ámbito de aplicación del procedimiento con especificación detallada de los recursos protegidos.
  3. Medidas, normas, procedimientos, reglas y estándares encaminados a garantizar el nivel de seguridad exigido en la ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 y 2013
  4. Funciones y obligaciones del personal
  5. Estructura de las bases de datos de carácter personal y descripción de los sistemas de información que los tratan.
  6. Procedimiento de notificación, gestión y respuesta ante las incidencias.
  7. Procedimientos de realización de copias de respaldo y de recuperación de los datos.
  8. Controles periódicos que se deban realizar para verificar el cumplimiento de lo dispuesto en el procedimiento de seguridad que se implemente.
  9. Medidas a adoptar cuando un soporte o documento sea soportado, desechado o reutilizado
  10. El procedimiento deberá mantenerse actualizando en todo momento y deberá ser revisado siempre que se produzcan cambios relevantes en el sistema de información o en la organización del mismo.
  11. El contenido del procedimiento deberá adecuarse en todo momento a las disposiciones vigentes en materia de seguridad de los datos personales.

AVOLARTUR en estricta aplicación del Principio de Seguridad en el Tratamiento de Datos Personales, proporcionara las medidas técnicas, humanas, y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración perdida o consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Se realiza un control de antivirus, se mantiene un filtro de navegación (firewall) permanente y su funcionalidad es activa.

  1. VIGENCIA

La política de tratamiento protección de datos personales de AVOLARTUR se publicará en la página web www.avolartur.com.  Así mismo, el presente documento rige a partir de la publicación y cualquier modificación o actualización a esta Política, será publicada a través de dicha página.